담당자가 아닌데 회사의 지출증빙을 관리해야 할 때 (feat.세금계산서)

전문적인 회계 지식이 아닌 '회계 마저' 해야 하는 분들을 위한 경험 바탕의 게시물입니다.

내 담당이 아닌데, 내가 계산서를 발행해야 하거나 발행 내역을 확인해야 하는 경우 참고하시면 좋을 것 같습니다.

 

1. 지출증빙의 종류 

개인이든 법인이든 사업의 명목으로 사용된 비용이나, 해당 계좌에서 지출된 금액은 세금 관련 증빙이 있어야합니다.

내가 받은 돈에 대한 증빙을 발행해주는 것도 중요하지만, 내가 지출한 금액에 대한 증빙은 무조건 있어야합니다.

사업자 계좌에서 돈이 빠져나갔으나, 적절한 증빙이 없다면 횡령이 될 수 있습니다. 또 국세청에서 어떤 지출내역에 대한 증빙을 요구했으나 없는 경우 과태료를 물게 될 수도 있기 때문에, 어떠한 지출내역이든 증빙을 잘 챙겨놓으셔야합니다.

 

제가 아는 지출증빙의 종류는 아래의 4가지가 있습니다.

 

1) 현금영수증 : 사업자 지출증빙 등으로 발행되는 흔히 현금으로 결제하고 발행 받는 영수증입니다. 홈텍스에서 내역을 확인 가능합니다.

 

2) 종이영수증 : 국세청을 통한 발행이 아닌 종이로 써서 주는 영수증입니다. (보통 퀵이나 동네 철물점 등에서 사용합니다)

 

3) 전자 세금계산서: 국세청 홈텍스를 통해 발행된 전자 세금계산서입니다. 홈텍스에서 내역을 확인 가능합니다. 법인사업자거나 직전 연도 공급가액 합계 3억원 이상의 개인사업자는 거래 시 필수로 전자세금계산서를 발행해야 합니다.

 

홈텍스에서는 '전자 세금계산서'와 '전자 계산서'를 발행 및 확인 할 수 있는데, 이 둘의 차이는 과세와 면세입니다. 전자 계산서로 발행된 매입내역에는 세금이 없습니다.

 

4) 종이 세금계산서 :  홈텍스가 아닌 종이로 발행해주는 세금계산서 입니다. 직전 연도 공급가액 3억원 미만의 개인사업자가 발행하는 계산서 입니다. 세금신고 시 해당 내역을 직접 입력하여 포함해서 신고하고, 해당 자료는 5년간 보관해야합니다. 국세청에서 증빙요구시 제출해야 합니다.

 

2. 현금영수증과 세금계산서 확인방법

 

국세청 홈텍스에 들어가 공인인증서(개인/법인)로 로그인 합니다.

https://hometax.go.kr 

국세청 홈택스

1) 현금영수증 > 현금영수증조회 - 매입내역(지출증빙) 조회

2) 전자세금계산서 > 목록조회 > 월/분기별 목록조회 등

 

각각의 메뉴에서 조회를 원하는 기간을 선택하여 조회하면 됩니다.

공인인증서가 등록되어있지 않는 경우, 인증센터를 통해 사업자 등록번호 또는 개인 주민등록번호로 인증서를 등록하신 후 홈텍스를 사용하실 수 있습니다.

세금계산서의 경우 세금계산서와 계산서, 2종류 이므로 둘 다를 잘 확인하셔야합니다.

식재료를 취급하는 거래처의 경우, 과세/면세 품목이 다 있을 수 있습니다.

 

3. 지출을 했으나 증빙이 없는 경우

 

법인 또는 개인 신용카드 또는 체크카드로 결제한 내역은 자동으로 전산에 등록이 되기 때문에 별도로 세금신고 내역을 찾을 필요는 없으나, 그 실 사용처가 사업과 직접적인 연관이 없는 경우 별도의 증빙자료는 준비해 놓으시는 것이 좋을 것 같습니다.