1. 구글 스프레드 시트란?
구글 스프레드 시트는 구글에서 제공하는 워크툴입니다. 쉽게 말해 온라인 엑셀이라고 볼 수 있습니다.
엑셀의 기능과 조금은 차이가 있을 수도 있습니다만, 대부분 비슷하다고 보시면 됩니다.
제가 엑셀 마스터가 아니기 때문에 완벽한 차이점은 설명드리기 어렵습니다.
다만 어느 정도 엑셀을 쓰는 분이라면 쉽게 사용하실 수 있습니다.
구글에 로그인하면, 화면 오른쪽 상단에 프로필 이미지가 있습니다. 프로필 이미지 왼쪽에 9개의 점으로 이루어진 사각형이 있는데, 그 아이콘을 누르면 구글에서 제공하는 기능들이 아이콘으로 나열됩니다. 구글 스프레드시트는 세모 모양의 아이콘인 '드라이브' 기능을 통해서 사용할 수 있습니다.
드라이브에 들어가서 좌측 '새로 만들기'를 누르시면 여러가지 툴이 나올 텐데, 거기서 스프레드 시트를 선택해주시면 됩니다.
2. 적용 가능한 업무범위
저는 스타트업 회사에서 사수가 없는 새로운 프로젝트를 담당하게 되면서, 많은 것들을 처음 경험하게 되었습니다.
전문 솔루션 프로그램을 사용하지 않는 상황에서, CS 기록, 업체별 거래내역, 업무 체크리스트 등의
많은 부분을 스프레드 시트로 진행했었습니다. 만약 지금 전문 프로그램을 사용할 규모나, 매출이 아닌 경우 스프레드 시트를 활용해보시는 것을 추천드립니다. (초창기 업무에만 추천드립니다.)
스프레드 시트는 생각보다 많은 기능을 가지고 있습니다.
특히, 나중에 설명드릴 QUERY 함수는 저에게 신세계를 보여주었습니다.
스프레드 시트를 활용하지 않던 회사로 이직하여, 공유 드라이버로 주고받던 엑셀 파일들을 스프레드 시트로 전환하면서
대단한 사람 취급을 받아보기도 했습니다. 고민이 되신다면, 일단 한 번 써보시는 것도 좋을 것 같습니다.
3. 스프레드 시트의 장·단점
- 장점
1) 온라인에서 실시간으로 수정과 공유가 가능하다.
특정 계정과의 공유도 가능하고, 링크가 있으면 누구든 볼 수 있게도 설정 가능합니다. 공유 드라이브를 통해 엑셀 파일을 공유할 때는 한 사람이 파일을 열고 수정을 하는 동안은 다른 사람은 파일을 열어볼 수는 있지만 수정은 불가능 합니다. 동시에 두세사람이 파일을 수정할 수가 없습니다.
스프레드 시트는 공유된 시트에 누가 작업중인지도 확인이 가능하고, 셀 수정기록 확인을 통해서 누가 입력했는지도 확인이 가능합니다. 다수가 동시에 수정도 가능하기 때문에, 스프레드 시트 수정작업을 할 때는 전화로 회의하면서도 충분히 가능했습니다.
2) 자동으로 저장이 됩니다.
문서 및 디자인 작업자들에게 Ctrl+S는 숙명과도 같습니다. 90% 완성한 문서가 컴퓨터 오류나 전원 등의 문제로 사라지는 경우도 종종 있습니다. 습관적으로 컨트롤 에스를 눌러댔어야 했습니다.
스프레드 시트는 자동으로 저장이 됩니다. 저장 버튼이나 단축키도 필요 없습니다. 쓰는 족족 저장이 됩니다. 일정 시간 간격으로 이전 기록 리스트를 확인 할 수도 있고, 그 버전으로 파일을 되돌려 놓을 수도 있습니다. 작업을 하다가 언제든 이탈해도 작업 중이던 내역을 잃어버리지 않습니다.
3) Query 함수 사용이 가능하다.
엑셀 고수가 보면 쿼리 함수가 우스워 보일지도 모르겠습니다만 저는 그저 그런 사용자였기 때문에, 스프레드 시트에서 쿼리함수를 사용하기 시작하면서 신세계를 맛봤습니다. 엑셀로도 계산기는 충분히 만들 수는 있습니다. 하지만 검색창을 만들기는 쉽지 않습니다.
스프레드 시트에서 쿼리 함수를 사용하면, 내부 자료에 대해 검색창을 만들 수 있습니다. 아주 단순한 함수 한줄 만으로요.
수많은 김모씨들 중에서 이름에 '중'이 들어가는 사람들만 리스트로 추출할 수 있습니다. 아주 편리한 함수입니다.
4) 외부에서도 작업이 가능하다.
직장인들에게 오히려 짜증나는 부분이 될 수도 있겠습니다만, 휴무이거나 퇴근이 아니라 외근인 경우에는 상당히 좋았던 부분입니다. 물론 엑셀도 원드라이브로 작업이 가능합니다. 저는 원드라이브로 공유 작업은 해보지 않아서 모르겠습니다. 스프레드 시트는 태블릿이 아니더라도 모바일로도 충분히 외부에서 작업이 가능합니다.
- 단점
1) 함수가 많아지고 자료가 많아지면 느려진다.
온라인 기반이다 보니, 엑셀에서 함수를 여러개 엮어서 사용할 때보다 로딩이 조금 걸릴 때가 있습니다. 그리고 한 문서당 일정량의 값이 쌓이면 상당히 느려지는 것을 경험했습니다. 하지만 이 문제는 연단위 작업이 아닌 월단위 작업으로 전환하면서 해소가 되었습니다.
2) 없습니다.
제가 활용하는 범위 내에서는 위의 1번의 사항 말고는 단점이 없었습니다.
4. 포스팅 계획
누군가에게 도움이 되고 싶다는 부분도 물론 있겠지만, 저 스스로 잊지 않기 위한 기록입니다. 처음 쿼리나 기타 함수를 발견하고는 잊어버릴까 블로그에 올려 놓은 적이 있었습니다. 그리고 한참을 그 함수를 쓰지 않다가 '아 이런이런 결과를 도출해줄 수 있는 함수가 있으면 좋겠다'하며 검색을 해서 그 함수를 찾았던 적이 있었습니다. 네. 제 블로그에서요.
구글 스프레드 시트에 대해 전혀 모르셨던 분들은 첫 포스팅 부터 차근차근 봐주시면 좋을 것 같고, 어느 정도 쓰시는 분들은 필요한 정보만 가져가시면 좋을 것 같습니다.
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