구글 스프레드 시트 업무 일정표 만들기 (투두리스트) query 함수

매일 알아서 변경되는 투두리스트 만들기

저는 사실 아날로그로 스케줄을 체크하는 편입니다. 사용시간까지 체크하기 위해 스터디 플래너를 구매하여 업무용으로 사용하다가, 제가 직접 디자인해서 (프리랜서용으로) 플래너를 만들어 사용하고 있습니다.

 

사무실에서 근무하시는 경우, 특히 스타트업에서 근무하시는 경우, 한 사람에게 많은 롤이 주어지는 경우가 많습니다.

모두가 '총무'의 업무를 나눠서 할 수도 있고, 경리라는 이름으로 회계, 재무, 총무를 다 맡을 수도 있습니다.

 

여튼 그런 경우에, 갑자기 생기는 업무도 많기 때문에 종종 놓치곤 했었습니다.

오늘 놓친 내 업무는 내일의 나를 괴롭히는 가시가 되기 때문에 업무 리스트를 만들어 사용했습니다.

 

제가 올린 글들을 차례차례 봐 오신 분은, 어쩌면 벌써 만들어서 사용하고 계신지도 모르겠습니다.

노션도 아주 좋은 툴이지만, 너무 복잡하고 어렵다 하신 분들 ! 스프레드시트에 이제 재미가 생기고 있다! 하시는 분들은

연습삼아서 한 번 만들어 보셔도 좋을 것 같습니다.

 

 

(예제 보기) * 편집은 안되지만 각 셀을 누르면 적용된 함수를 확인하실 수 있습니다.

귀찮으신 분들은 그냥 똑같이 복사해서 쓰셔도 좋을 것 같습니다.

usp=sharinghttps://docs.google.com/spreadsheets/d/1HO3DIXv9uCmGH0hZYFF9SvPYs7QwfgY7e4gPJkWSm3w/edit?usp=sharing

월별 업무캘린더

 

1. 형태 만들기

제가 만든 형태는 저에게 편한 형식의 투두리스트이기 때문에, 각자의 편의에 맞춰 만들어주시면 됩니다.

앞에서 표만들기를 통해 셀 테두리와 색 채우기는 할 줄 아실거라 생각합니다.

 

2023.01.30 - [분류 전체보기] - 구글 스프레드시트 표 만들기 (+팁)

구글 스프레드시트 표 만들기 (+팁)

한 시트에 투두리스트와 일정 기록을 다 해주셔도 좋고, 웨일브라우저를 사용하는 경우 일정기록은 다른 시트에 하고 화면분할 기능을 사용하셔도 좋습니다.

 

작업물 디자인을 할 때, 내가 쓸 수 있고 아는 함수로만 만들려고 하지 마시고, 일단 원하는 형태를 만든 다음에, 어떤 함수를 사용하면 이 기능이 가능해질까 연구하시면 실력이 쑥쑥 느실겁니다.

 

2. 오늘의 날짜 자동 입력

기본적인 투두리스트의 목적은 일정을 놓치지 않는 것입니다. 그러기 위해서는 예정된 업무와 날짜를 미리 다 기록해놓고 그 업무리스트 중에서 오늘 날짜에 해당하는 업무들만 추려서 볼 수 있게 하는 것이 목표입니다.

 

오늘 날짜를 일회성으로 기록하기 위해서는 ctrl ; 을 눌러주시면 됩니다. 셀을 선택한 상태에서 컨트롤와 세미콜론을 동시에 누르면 오늘 날짜가 입력이 됩니다. 시간까지 입력하고 싶으면 ctrl shift ; 을 동시에 누르시면 오늘 날짜와 기록하는 시간까지 기록이 됩니다. (셀 형식 변경을 통해 시간만 나오게 할 수도 있습니다)

 하지만 우리가 원하는 것은 일회성 기록이 아니라, 매일매일 오늘 날짜가 알아서 기록되는 것입니다. 그런 함수가 있습니다.

 

=today()

 

이 함수를 셀에 입력해놓으면, 매일 알아서 오늘 날짜로 갱신이 됩니다. 

업무리스트 제작에 핵심적인 함수인 query 함수는 날짜를 잘 인지하지 못하기 때문에, 오늘 날짜를 텍스트 형식의 숫자로 바꿔줘야 합니다. 그래서 업무리스트 날짜에도 2/1 의 형식이 아닌, 숫자 형식으로 1,2,3 ... 으로 입력해주셔야합니다.

셀 형식 바꾸는 것은 아래 게시글을 참고 하세요.

2023.01.07 - [분류 전체보기] - 구글 스프레드시트 아이콘 메뉴

 

그러면 오늘 날짜 중 '일' 에 해당하는 숫자를 텍스트로 만들어 보겠습니다.

 

=text(변환할 셀, 변환형태)

=text(A2(오늘날짜),"d"('일'에 해당하는 숫자만 불러오기))

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3. 데이터 확인으로 드롭다운 목록 만들기

업무리스트는 하루에 10개씩 쌓일 수 있습니다. 하지만 모든 업무가 오늘 처리되지 않을 가능성이 많습니다.

오늘 어떤 업무를 완료했고, 어떤 작업이 보류가 되었는지 분류를 해 놓으면 나중에 여유가 있을 때 보류작업을 빠르게 체크하여 처리할 수 있습니다.

'진행 상태' 칸에 직접 수기로 완료나 보류 여부를 적을 수도 있습니다. 그렇게 하셔도 좋고, 미리 드롭다운 메뉴를 만들어서 선택을 해도 좋습니다.

 

드롭다운 메뉴를 만들고자 하는 셀을 하나 선택하여 마우스 오른쪽을 누르면, '셀 작업 더보기'에 '데이터 확인' 을 선택합니다. 오른쪽에 새로운 섹션이 열리고 윗부분에 '규칙 추가'라는 버튼이 생깁니다.

눌러서 옵션칸 옆에 원하는 항목을 하나하나 씁니다. 그리고 해당 셀을 보면 드롭다운 메뉴가 선택되어있을 것입니다.

드롭다운으로 선택한 데이터는 다른 셀에서 함수로 참조를 할 때도 텍스트로 인식됩니다.

 

4. query 함수 활용하기

자 이제 날짜도 자동으로 변하게 만들었고, 숫자로 변환도 했고, 드롭다운도 만들었습니다.

그러면 실제로 오늘 날짜의 업무리스트만 추출되게 해보겠습니다.

 

=QUERY(D:F,"select F where D='"&A1&"' order by E asc",)

 

쿼리함수를 사용하여 내가 원하는 데이터를 불러오고 싶습니다.

범위는 D에서 F열까지 전체이고, 그 중에서 F열 값을 다 불러오고 싶습니다.

F열 중에서도 D열의 값이 A1 값과 동일한 데이터만 리스트로 불러오고 싶습니다.

데이터를 불러와서 정렬할 때, 정렬 순서는 E의 값이 작은 것 부터 불러오고 싶습니다.

 

이제는 이 정도 해석만 봐도 이해가 되실 것 같습니다.

 

예정, 완료, 보류 업무 분류도 같은 방식으로 하시면 됩니다.

 

=query(F1:G,"select F where G=' ' ",)

F1 부터 G열 전체의 값들을 리스트로 불러오되, F값만 노출하고 G열이 비어있는 목록만 불러오고 싶습니다.

 

=query(F1:G,"select F where G='보류'",)

F1 부터 G열 전체의 값들을 리스트로 불러오되, F값만 노출하고 G열이 '보류'로 체크되있는 목록만 불러오고 싶습니다.

 

여러 열을 select 하고 싶은 경우 콤마를 사용하면 됩니다.

select A,D,B

실제 열 순서 상관없이 쿼리함수에서 배열하는 순서로 불러와집니다.

 

where은 if 와 같은 뜻으로 보시면 되는데 ifs 처럼 여러 조건을 걸고 싶은 경우 and 를 사용해주시면 됩니다.

=query(E1:G,"select F where G=' ' and E='1' ",)

G는 비어있고 E는1인 리스트만 불러오고 싶다는 의미입니다.

 

order by는 정렬 방식인데 작은 값 부터 올라가는 것은 asc, 큰 값부터 내려오는 것은 desc 입니다.

 

예제 파일에 월간 캘린더도 있으니, 응용해서 만들어보시면 좋을 것 같습니다.

 

궁금하신 점은 댓글로 남겨주세요!