스프레드 시트 기본 메뉴 6
6. 데이터
1) 시트 정렬
선택한 열에 있는 데이터를 기준으로 '오름차순' 혹은 '내림차순'으로 시트를 정렬합니다. 선택된 범위가 아니라 선택된 열을 기준으로 시트 데이터 전체를 정렬합니다. 기준이 되는 열은 메뉴 선택 시 알 수 있습니다.
2) 범위 정렬
시트 정렬과 동일한 기능입니다. 단지 그 범위가 시트 전체가 아닌 선택한 범위 내의 데이터만 정렬합니다. 보통 정렬은 필터링을 통해서만 가능하나, 이 메뉴로 필터링 없이 데이터 정렬을 할 수 있습니다.
3) 필터 만들기
선택된 범위 가장 위쪽에 위치한 셀에 필터를 생성합니다. 필터 만들기는 굳이 '데이터' 메뉴를 통하지 않아도 아이콘 메뉴 중 깔대기 모양의 아이콘을 통해서도 생성할 수 있습니다. 보통은 아이콘 메뉴를 더 많이 사용합니다.
4) 필터 보기
생성되어 있는 필터와 해당 필터의 이름을 볼 수 있습니다. 한 번에 하나의 필터만 생성이 가능하지만, 필터 범위 이름을 정해놓으면, 세부 메뉴 '새 필터보기 만들기'를 통해 새로운 범위의 필터를 또 생성할 수가 있습니다. 새 필터를 생성하는 경우 기존에 생성되어 있던 필터는 보이지 않지만, '필터 보기' 메뉴나 아이콘 메뉴의 필터를 통해 작업 중 지정한 필터 리스트를 보고 선택할 수 있습니다.
5) 슬라이서 추가
슬라이서란, 한 마디로 정의하기는 조금 애매합니다. 팝업 필터창 이라고 할 수 있겠습니다만, 정렬은 불가능 하고 원하는 데이터 필터링만 가능합니다. '슬라이서 추가'를 누르면 기존에 기록된 데이터를 기반으로 자동 생성된 슬라이서 범위가 추천으로 팝업됩니다. (원하는 범위를 기입할 수 있습니다)
추천 범위를 하나 선택하면 위에 검은 박스 사진처럼 필터 팝업이 뜹니다. 이게 참 설명하기가 애매하네요. 직접 해보시면서 읽어주시면 이해가 좀 더 빠를 것 같습니다! 정렬 기능이 없는 것 빼고는 필터와 동일합니다. 원래 데이터 범위 상단셀에 생성되는 필터를 통해 데이터를 추렸다면, 슬라이서는 해당 데이터가 아닌 시트 내부에 별도로 필터 기능 창이 뜨게 됩니다. 이미지를 추가 했을 때 처럼, 위의 필터창은 선택해서 드래그 하면 원하는 곳에 위치 시킬 수 있습니다.
a3 : b847 이 슬라이서 범위라고 하면, 선택 시 필터링 할 '열'을 선택하라고 오른쪽에 창이 나옵니다. '유효한 열을 선택하세요' 라고 뜨는데, 열이나 셀 번호가 뜨는 것이 아니라, 슬라이서 범위 가장 위쪽에 있는 데이터가 리스트로 뜨게 됩니다. 즉 a3 셀과 b3 셀에 있는 데이터 2개가 선택지로 뜨게 되고, a3에 있는 데이터를 선택하면 a열을 기준으로 필터링 할 수 있는 필터창이 삽입됩니다. 필터창 오른쪽 점 세개를 눌러 수정, 삭제, 복사를 할 수 있고 슬라이서 첫 이미지 처럼 복사 후 b3 열을 선택해서 나란히 위치해놓고 원하는 데이터 값들을 추출 할 수 있습니다.
6) 시트 및 범위 보호
내가 문서의 소유자인 경우, 각 시트별로 수정하지 못하게 범위를 보호할 수 있습니다. 시트 전체를 할 때는 숨기기 처리가 편하겠지만, 특정 행에 함수를 걸어놔서 건드리면 다른 데이터까지 방해를 받는다던가 하는 경우 유용합니다. 원하는 범위를 드래그 하고 '시트 및 범위 보호' 메뉴를 클릭합니다. 드래그 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해도 해당 메뉴를 선택하실 수 있습니다. 한 시트에 원하는 만큼 보호구역을 설정 할 수 있습니다. 보호 범위 이름도 설정할 수 있고, 공유자들 중 특정인들만 수정이 가능하게끔 설정도 가능하고, 나만 수정할 수 있도록 설정할 수도 있습니다. 범위 보호를 해제 할 때는 같은 메뉴를 눌러서 보호 범위 리스트가 나오면 삭제를 원하는 보호 범위를 삭제하면 됩니다.
7) 이름이 지정된 범위
원하는 범위의 이름 정해 기억하게끔 할 수 있습니다. 첨부된 이미지 처럼 I2 : I18 의 범위를 '규격'이라는 이름으로 지정을 했다면, 함수 사용시 일일이 범위를 기록하지 않아도 계산이 가능합니다. 범위를 기록해야 하는 부분에 범위 이름을 별도의 특수문자 없이 그냥 입력을 하면, 해당 범위의 데이터를 이용한 함수 결과 값을 도출해 낼 수 있습니다.
8) 이름이 지정된 함수
개인적으로 가장 재미있는 기능입니다. 최근에 새로 업데이트 된 기능인 것 같은데, 내가 원하는 함수를 내가 원하는 이름으로 저장해놓을 수 있습니다. 원래 범위 값의 평균을 구하는 함수는 =AVERAGE(범위) 입니다. 이미지 예시는 대충 어떤 느낌인지 보여드리기 위해 단일 함수도 저장했습니다. 이미지만 보셔도 어떤 느낌인지 아실것 같습니다.
실제 활용 예시를 보여드리자면, 전년도 대비 동일기간 매출 비교를 위해 표를 만들었다고 가정해봅시다. 한 쪽에는 작년 매출, 그 옆에는 올해의 매출액이 있겠죠? 작년 매출액에서 올해의 매출액을 빼서 증감을 표시하고 싶습니다. 그렇다면 일반적으로 '=(올해 매출 셀)-(작년 매출 셀)'로 함수를 입력하게 됩니다. 그런데 작년 매출액은 이번 달 말까지 데이터가 있지만, 올해 매출액은 아직 오늘까지 밖에 없기 때문에 함수를 쭉 드래그 해서 전체 적용을 시키면 올해 값이 미입력 된 곳에는 전부 마이너스로 뜨기 마련입니다. 그럴경우 'IF(올해 매출 셀="","",올해 매출 셀-작년매출셀) 이런식으로 함수를 입력하게 되겠죠. 이럴 때, 후자의 길어진 함수를 '매출증감' 이라는 나만의 함수로 지정해버리는 겁니다. 아주 편리한 기능이니 적극적으로 활용하시면 업무시간을 조금 더 단축시킬 수 있지 않을까 합니다.
9) 범위 임의로 섞기
별도의 설명이 필요없을 만큼 단순합니다. 선택된 범위내의 값을 랜덤으로 위치변경 합니다. 입력된 함수 역시 위치가 변경됩니다.
10) 열 통계
원하는 열에 있는 데이터 값의 통계를 보여줍니다. 아무 열이나 선택해도 됩니다. 해당 메뉴를 선택하면 오른쪽에 작업창이 뜨는데 그 곳에서 원하는 열로 변경이 가능합니다.
11) 데이터 확인
저는 주로 드롭다운 메뉴 생성을 위해 사용하는 기능입니다. 특정셀에 원하는 리스트의 드롭다운 버튼을 생성할 수 있습니다. 리스트 항목 하나하나 적어 넣을 수도 있고, 이미 기록된 데이터 범위 선택으로 자동으로 리스트를 생성할 수도 있습니다. 스케줄표나 작업진행상황 체크리스트 등에 활용하기 좋습니다.
12) 데이터 정리
원하는 범위에 있는 데이터를 정리할 수 있습니다. 중복항목을 삭제하거나 범위내에 있는 공백을 삭제할 수 있습니다.
13) 텍스트를 열로 분할
쉽게 말해, 1개의 셀에 있는 데이터를 다른 열로 분리하는 특정 기준에 의해 다른 열로 분리 시키는 기능입니다. 다른 프로그램이나 거래처에서 받은 엑셀 형식의 자료가 내가 수정하기에 번거롭게 되어있을 때 활용하기 좋습니다.
예를 들어 제품의 주문 수량과 단가를 별도의 열로 보고 싶은데, 거래처에서 준 엑셀에는 '주문 수량* 제품 단가'의 형식으로 1개의 셀에 같이 들어가있을 때 입니다. 일일이 옆에 따라 적으려면 시간도 걸리고 짜증도 납니다. 하는 도중 잘못 기입할 위험도 있습니다. 20개 이내의 데이터인 경우 일일이 보고 적으셔도 상관은 없겠지만, 100개가 넘는 경우 너무 많은 시간을 낭비하게 됩니다.
그럴 때 열을 선택하고 '텍스트를 열로 분할' 메뉴를 선택합니다. 기준 선택이 가능한 팝업이 뜹니다. 공백이 있는 경우 공백 좌우를 나눈다던지, 마침표를 기준으로 나눈다던지 선택할 수가 있습니다. 원하는 특수문자나 값이 없는 경우 '맞춤'을 선택해 직접 입력할 수 있습니다. 위의 예시의 경우, 분할 기준을 맞춤에서 *로 설정한다면 해당 셀에 있는 데이터 값중 *왼쪽에 있는 값은 그대로 남고 *의 오른쪽 값는 오른쪽 열로 분리되어 입력됩니다.
14) 데이터 커넥터
데이터 커넥터는 아직 제가 사용해보지 않은 메뉴이고 설명을 봐도 바로 이해하기엔 조금 어려워서, 구글 자체의 링크를 첨부 합니다.
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